İtiraz ve Şikayet Prosedürü
Yürütülmekte olan personel belgelendirme faaliyetleri ile ilgili olabilecek her türlü itiraz ve şikâyet
(www.hubtuampbb.hitit.edu.tr) web sitesi ana sayfasında bulunan itiraz ve şikayet formu veya Aday Başvuru
sekmesinden giriş yapılarak online doldurulabilir. İtiraz veya Şikayet bildiriminde bulunulabilir. Bu bildirimler
herhangi bir ölçme değerlendirme ve belgelendirme kararına itiraz veya belgelendirilmiş bir personel hakkında
yapılan bir şikâyet şeklinde olabilir.
www.hubtuampbb.hitit.edu.tr, web sitesine itiraz veya şikayet başvurusu yapıldığında kişiye “itiraz veya şikayetiniz
kayıt altına alınmıştır değerlendirme sonucunda en kısa sürede tarafınıza bilgi verilecektir” şeklinde itiraz veya
şikayetinizin alındığına dair bir bilgilendirme smsi veya maili gitmektedir.
İtiraz ve Şikâyetin Alınması, Değerlendirilmesi, Karara Bağlanması
İtiraz, Başvuru sahibinin, adayın veya belgelendirilmiş bir kişinin, HÜBTUAM PBB tarafından personel
belgelendirmeyle ilgili olarak alınan olumsuz bir kararın (belgenin askıya alınması, iptali, gözetime yönelik
kararlar, yeniden belgelendirme vb.) tekrar dikkate alınması ya da belgelendirme sınavı soruları ve/veya sınav
sonuçlarının yeniden değerlendirilmesi yönündeki talebini ifade eder. Bunların değerlendirme süreleri Madde 5.2
de verilmiştir.
İtiraz alındıktan sonra geçerli kılmak için gerekli olan bütün bilgilerin toplanmasından ve doğrulanmasından
HÜBTUAM PBB sorumludur. itiraz sahibine itirazın alındığını bildirir ve ilerleme raporlarını ve sonucunu iletir.
İtiraz sahibine iletilecek olan karar itiraza konu olan hususlara dâhil olmayan kişiler tarafından verilir. İtiraz
sahibine itirazı ele alma sürecinin sonucu resmen bildirilir.
İtiraza konu olabilecek durumlar;
Başvuru şartları
Başvuru değerlendirme sonucu
Sorular(Teorik, Mulakat ve Performans)
Sınavın değerlendirilmesi
Belgelendirme kararı
Gözetim veya yenileme İşlemi
Belge iptali, askıya alınması, kapsamının genişletilmesi veya daraltılması işlemleri
Şikâyet, Bir kişi veya kuruluşun, HÜBTUAM PBB’ nin itiraza konu olan faaliyetleri haricindeki faaliyetleri veya
HÜBTUAM PBB tarafından belgelendirilmiş kişilerin faaliyetlerine yönelik olarak memnuniyetsizliklerini bildiren
ve cevaplandırılması gereken taleplerini, ifade eder. Bunların değerlendirme süreleri Madde 5.2 de verilmiştir.
Şikâyet alındıktan sonra geçerli kılmak için gerekli olan bütün bilgilerin toplanmasından ve doğrulanmasından
HÜBTUAM PBB sorumludur. Mümkün olan durumlarda, şikâyet sahibine şikâyetin alındığını bildirir ve ilerleme
raporlarını ve sonucunu iletir. Şikâyet sahibine iletilecek olan karar şikâyete konu olan hususlara dâhil olmayan
kişiler tarafından verilir. Şikâyet sahibine şikâyeti ele alma sürecinin sonucu resmen bildirilir.
Şikâyete konu olabilecek durumlar;
Personel hakkında
Gizlilik ve güvenlik
Belgelendirilmiş kişi
Belge, Marka/Logo kullanımı
İtiraz veya Şikayet, başvuru sahibi, adaylar ve belgelendirilmiş kişilerin yanı sıra, işverenler, hizmet alanlar veya
ilgili kesimler tarafından yapılabilir.
İtiraz ve Şikayetin Alınması;
İtiraz ve Şikayet, HÜBTUAM PBB’nin web sitesi (www.hubtuampbb.hitit.edu.tr) ana sayfasında bulunan formu
doldurularak HÜBTUAM PBB’ye vermesi, mail atması, veya web sitesinde bulunan Aday Başvuru sekmesinden
giriş yapılarak online formu doldurması yöntemleri ile yapılır.
Yönetici Asistanı, Adaylardan/Belge sahiplerinden ve faaliyetlerinden etkilenenlerden gelen tüm itiraz ve
şikâyetleri kayıt altına alır ve Belgelendirme Sorumlusuna iletir.
Belgelendirme Sorumlusu, öncelikle aldığı itiraz ve şikayetin faaliyetleri ile ilgili olup olmadığını teyit eder. İtiraz
veya şikayet kendi faaliyetlerinden biri ile ilgiliyse şikâyeti ele alır, belgelendirilmiş bir kişiyle ilgiliyse, şikâyetin
sorgulanmasında belgelendirilmiş kişiye verilen personel belgesi ile ilgili tüm dokümantasyon incelenir. İlgili ise
prosedürü başlatır.
İtiraz veya şikâyetin alındığı konusunda bilgilendirme, e-posta veya sms ile yapılır.
İtiraz ve Şikayetin Değerlendirilmesi;
HÜBTUAM PBB Yöneticisi, itiraz ve şikâyetin değerlendirmesi için en az 3 kişiden oluşan ve itiraz veya şikayete
konu olan Ulusal Yeterlilikteki ölçütleri asgari düzeyde karşılayan 2 kişinin bulunduğu Komisyon görevlendirir.
İtiraz ve şikayetle ilgili kişiler komisyonda görev alamaz, yerine başka kişiler görevlendirilir.
Görevlendirilen Komisyon, bulguları ve kanıtlarını incelereyerek ve daha önceki benzer itiraz ve şikayet
sonuçlarını göz önüne alarak değerlendirmesini yapar.
İtiraz ve Şikâyetleri Ele Alma Süreci Aşağıdaki Unsurları Ve Metotları Kapsar;
İtiraz ve şikâyeti alma, geçerli kılma, soruşturma ve bunlara cevap olarak yapılacak faaliyetlere karar
vermek için gereken sürecin ana hatlarını belirten bir tanımı,
İtiraz ve şikâyeti çözümlemek için yapılan faaliyetler dâhil olmak üzere, İtiraz ve şikâyetlerin takip
edilmesi ve kayıt altına alınması,
Yapılacak uygun düzeltmenin, düzeltici ve önleyici faaliyetin başlatılması,
Uygun herhangi bir faaliyetin gerçekleştirilmesinin sağlanması aşamalarından oluşmaktadır.
İtiraz veya şikayete çözüm bulunamaması, itiraz veya şikayetin tekrar etmesi vb.. durumlarda; İtiraz ve Şikayet
Değerlendirme Komitesi göreve davet edilir. Komite, konu ile ilgili bulguları ve kayıtları inceleyerek, en az
15(onbeş) iş günü içerisinde itiraz veya şikâyetle ilgili görüş sunar.
İtiraz ve şikâyet ile ilgili bilgilendirme, ilerleme raporları ve sonucu itiraz veya şikayet sahibine e-posta veya sms
ile bildirilir.
İtiraz ve Şikâyetin Karara Bağlanması
Belge kararına, sorulara, sınavlara sonuçlara yapılan itirazlar, belgeli kişiler ve HÜBTUAM PBB
çalışanları hakkında yapılan şikâyetler HÜBTUAM PBB Yöneticisi tarafından oluşturulacak komisyon tarafından
en az 30 iş günü içerisinde değerlendirilir. Çözüm bulunamaması veya aynı kişiden tekrar itiraz veya şikâyet
gelmesi halinde; İtiraz ve Şikâyet Değerlendirme Komitesi, konu ile ilgili bulguları ve kayıtları inceleyerek, en az
15(onbeş) iş günü içerisinde itiraz veya şikâyetle ilgili görüş sunar.
Sunulan görüş doğrultusunda HÜBTUAM PBB Yöneticisi itiraz ve şikâyeti karara bağlar. HÜBTUAM
PBB Yöneticisi’nin aldığı kararlar, kuruluşun nihai kararlarıdır.
İtiraz ve şikâyet sahibinin talebi haklı bulunursa, ilgili kişi veya kişilerin haklarını koruyacak
düzenlemeler yapılır(1 yıl içerisinde kullanılmak üzere yeniden sınav hakkı gibi).
Gerekli durumlarda DÖF başlatılır.
İtiraz ve şikayet taleplerinin giderilmesi konusunda MYK ve/veya TÜRKAK’a başvurma hakları
mevcuttur.
İtiraz ve/veya şikayet sahibi itiraz ve/veya şikâyetin çözümlenememesi ve itilaf durumunda yasal
mercilere başvurabilir.
Değerlendirilen itiraz ve şikâyetlerde, gerek görülmesi halinde ilgili kişilerden savunma talep edilir.
Belgenin hangi durumlarda askıya alınacağı veya iptal edileceği “BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ” ile
açıklanmıştır.
Değerlendirilmesi yapılmış olan İtiraz ve şikâyetlerin gözden geçirilmesi YGG toplantı gündemine
alınır.
İtiraz ve Şikâyete ilişkin süreler;
Sorulara itiraz: Sınav bitiminde.
Sınavlara ve/veya Sonuçlara itiraz: Sonuçların duyurulduğu tarihten itibaren 3 (üç) iş günü.
Belge Kararına itiraz: Kararın duyurulduğu tarihten itibaren 10 (on) iş günü.
Şikâyet: Şikâyet için süre sınırlaması yoktur.
Belgelendirilmiş bir kişi hakkındakki her türlü şikayet: 15 gün içerisinde söz konusu kişiye tebliğ
edilir. (Sms veya e-posta ile bildirimler resmi yazı niteliği taşımaktadır. Aday Sözleşmesi 3.1.13).
Bu sürelerin geçirilmesi durumunda yapılacak itirazlar kabul edilmez. Şikayet için süre sınırlaması yoktur.
Gizlilik
İtiraz ve şikayet değerlendirilmesi sürecinde görev alan tüm görevliler ve Komite üyeleri imzalamış
oldukları “Gizlilik, Tarafsızlık ve Bağımzılık Taahhütnamesi” gereği firmaya ve kişiye özel bilgilerin gizliliğini
korumakla yükümlüdür,
HÜBTUAM PBB’ye ulaşan itiraz ve şikâyet başvuruları gizli olup, üçüncü taraflara bilgi verilmez,
Gerek görülmesi durumunda yalnızca HÜBTUAM PBB’yi akredite eden veya yetki veren kurumlar
tarafından görülmesine izin verilir. Yasal makamlara bilgi verilmesi söz konusu olduğunda ilgili kişiler haberdar
edilir.
Prosedürde belirtilen tüm doküman ve kayıtlar ‘’KAYITLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ’’ ne göre
muhafaza edilir.
İtiraz ve şikâyet değerlendirme prosedürü web sitesinde (www.hubtuampbb.hitit.edu.tr) yayımlanır.
İtiraz ve şikâyete konu olan, soruna eylemleri ve kararları ile neden olmuş kişiler, söz konusu itiraz ve
şikâyet ile ilgili kararların verilmesine katılamazlar.
İtiraz ve Şikayet Formunu indirmek için tıklayınız
HÜBTUAM PERSONEL BELGELENDİRME BİRİMİ
İtiraz şikayet formu